タスクの山積みから解放されるWeekly Planとは?

こなしても増え続けるタスクとの戦い

◆このコンテンツから期待できる効果

  • 人生から「焦り・不安」が消える
  • 毎日増え続ける山積みのタスクから追われる感覚がなくなる。
  • 「やり忘れ」がなくなる。

こなしてもこなしても増え続けるタスクに消耗感や虚脱感を感じる方は意外と多いように思います。

そこで、今回はウィークプラン(週間計画)を作ることによって、この問題を解決する方法をお伝えできればと思います。

この方法を活用すれば、タスクの抜け漏れがなくなるだけでなく、「今日はここまでやったから十分だ」という具合に、充足した気分で1日の仕事を終えることができ、余った時間を、自分の大切なことに割けるようになります。

「やり忘れたことがありそうで不安、、、」
「あれもやっておいた方がいいかな、、、」
「仕事をやっていないとなぜだか不安だ、、、」

というような焦りから解放され、毎日安心した気持ちでリラックスしながら日々を過ごせるようになります。

穏やかな日々の暮らしは、新しいアイディアや発見にであうことにも繋がり、もっともっと仕事も人生も充実していくはずです。

それでは早速取り掛かっていきましょう。

日曜に計画をたてる

まずはWeek Planを立てる曜日についてです。

かならず仕事が始まる曜日の前日に立てるようにしましょう。

多くの方は月曜から仕事が始まると思いますので、日曜日にたてます。

Week Planを立てるコツは、脳みそが十分リフレッシュした状態で、新たな気持ちで取り組むことです。

1週間をやり切り疲れ切った金曜でもなく、休養をとっている土曜日でもなく、日曜日にしましょう。

週刊計画表を作る。

それでは、ノートの真っ新なページを開いてください。

①まずは、以下のような表を作ってみよう。

・縦に2本、線を引いて、均等に3分割したスペースを作る
・ 右2列のみに2本、線を引いて、均等に3分割したスペースを作ります。

・ページの一番上に「Weekly Plan」と日付を月曜日の日付を記入

② 曜日を入れる

・右2列のスペースに 左から右の順番に月〜金曜日を入れていきます。
・最後に余る右下のスペースを横に2分割をして、そこに土曜と日曜を入れます。

さぁ、これで準備は調いました。

プロジェクごとにタスクを書き出す。

曜日が書かれていない左のスペースにプロジェクトごとにタスクを入れ込んでいきます。

たとえば、フリーランサーではれば、クライアントごにタスクを書き出しても良いし、開発の部署にいる方であれば、新商品開発などをプロジェクトとして書いてみてください。

・まずは「▷」を記入して、その右にプロジェクト名をかく。
・そのプロジェクトの下に「・」を打ち、その右にタスクをかいていく。
・どんどん書き出していきましょう。

ポイント

この時点では、あまりにも細かすぎるタスクに落とし込まない。
ここでは、この1週間で自分がどれだけのタスクを完了させる必要があるのか、その全体像を把握する必要があるからこそ、ある程度シンプルにしましょう。

LIFEというプロジェクトを入れる。

最後に、「LIFE」というカテゴリーを設けます。

これは仕事とは関係ない、あなた個人のプロジェクトやタスクを書き込んでいく。

たとえばプレゼントを買いに行く。今月の家計簿をつける。ということから、将来実現したい目標のために行うスキルアップタスクや、アクションです。

タスクを右の曜日表に振り分けていく。

次に、書き出したタスクを曜日表に移行させていきます。

各プロジェクトのタスクをながめながら、

  • 緊急かつ大切なことを前半に、次に緊急なもの。次に大切なことの順番から予定を入れていきます。
  • タスクを曜日表に移したなら、そのことがわかるように「・」をチェックマークに変えます。
  • 1日の曜日に詰め込まないことを意識する。
    あくまで均等に振り分けることを意識しながらタスクを曜日表に記入していく。

こうすれば、自分の1週間を把握することができるし、1日のタスク量もしっかりと確認できます。

また「1日の中にできるだけ多くタスクを詰め込まなければ奈良に」ということが幻想だと自分自身でハッキリと認識できる。

今日やるべきことの境界線がしっかりと目で頭で認識できるので、完了させた後は、自由な気持ちで、その日の余った時間を過ごすことができます。

書き終わった後は、本当にクリアにスッキリとなった頭と心の状態が作られていることを実感してもらえるはずです。

TODAYページを作る。

さぁ、月曜日がはじまったなら、

まずやることは、新しいページに今日取り組むべきタスクをWeek Planを見ながら書き込みます。

そのほか、連絡事項など、思いついた細々とした業務も入れていきます。

なぜ、わざわざTODAYページを作るのか

それにしても、なぜわざわざ、今日だけのページを作る必要があるのだろうか。

それは今日という時間にしっかりと集中するため。

今日やるべきことをやる。

それ以外のことを考える必要がないし、それ以外のことを考えだすと、それがストレスや不安になってしまいます。

そもそも、週刊計画の段階で、「この日はこれだけやればOK」というスケジュールを組んでいるので安心して、今日に集中することができます。

また、その日やれなかったタスクも必ず出てきます。

そんな場合は、安心しながら、そのタスクを別曜日に移動させよう。

完了させるまで移動させ続ければいいのです。

もし、移動させる中で「そもそも、このタスクは必要?」となる場合が多いにあります。

そんな時は、一呼吸おいて、そのタスクの重要性について思案してみましょう。

不要だという答えがでれば、そのタスクを一本線で削除。

その時点で、そのタスクの役目は終わり、あなたの頭の中で消すことができます。

また削除したという記録も残っているため、安心して過ごすことができます。

ぜひ、今週から取り組んでみてください。

もし、今日が水曜日であれば、残りの木曜日〜日曜までの4日間のWeek Planをたててみましょう。

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